一、盡量使用帶玻璃的鐵皮柜存放文件。除非是一些涉及保密的資料，我們平常使用的鐵皮柜當然是玻璃門的比較好，一則是美觀大方，二則是方便我們快速找到存放其中的文件資料。
二、對鐵皮柜中的文件進行編碼分類。如一所述，我們就需要對文件資料進行編碼分類，可以在文件的背脊上寫明編號資料，也可以使用不同顏色的文件夾用以區(qū)分，這兩種方法都是操作簡單易操作的，只需花費幾分鐘就可以整理好自己的文件資料庫。
三、出去上述兩種方法之外，有一種在此基礎上改進的方法，小編一直在用，推薦給大家。給自己的文件柜分區(qū)，比如“個人資料”、“合同資料”、“公司資料”等等，在每一個分區(qū)中再使用一和二中的方法，就會更加清晰明了。
其實，我們的鐵皮柜就像一個圖書館，首先要分區(qū)管理，然后再給每一個文件柜標號，添加索引。如此操作之后，你會發(fā)現(xiàn)工作似乎都事半功倍了。
